В связи с повсеместной изоляцией из-за коронавируса компания «Ионов и Партнеры» помогла организовать и провести для одного из своих заказчиков полностью распределенные мероприятия Inspect & Adapt и PI Planning, в которых участвовало одновременно около 70 человек. Один из руководителей назвал мероприятие "очень крутым", а все участники были приятно удивлены высокой эффективностью коммуникации и результатами. Алексей Ионов ниже делится рекомендациями для тех, кто планирует проводить подобные мероприятия полностью онлайн.

SAFe® ART Online

Такое мерприятие требует подготовки и слаженно работающей команды организаторов. Важно как следует проработать технические средства, для каждого "основного" всегда иметь как минимум один запасной вариант, который вы будете использовать при отказе основного.

Очевидно, что вся команда организаторов должна быть технически подкована, и совершенно недопустима ситуация, когда кто-то из фасилитаторов учится использовать технические инструменты во время живого мероприятия. Но этого мало, поскольку не должно происходить даже обучения участников. Желательно заранее дать какую-то задачу, провести игру, сессию, чтобы каждый смог заранее попробовать инструменты и задать все вопросы относительно базовых функций. Чем "дальше" член команды находится от ИТ, тем больше времени нужно потратить, чтобы у него/неё не возникло технических вопросов.

Важно понимать, что в живом помещении все находятся "на виду" и можно достаточно легко кого-то найти, окинув взглядом комнату или сделав быстрый проход по помещению. В онлайне с этим сложнее, поскольку комнаты, в которых общаются участники, никак не связаны, кроме того, переключение между ними занимает время, но самое главное - ты не знаешь, в каком именно виртуальном помещении находится нужный человек. Это требует рабочих договоренностей, с помощью которых можно относительно быстро найти человека, например, можно использовать специализированный чат в наиболее удобном для всех мессенжере. Вам потребуется больше ведущих, чем при живом мероприятии, в идеале у каждой виртуальной комнаты должен быть свой технический ведущий и свой фасилитатор, и эти роли не должны совмещаться в одном человеке!

Последнее, что хочется отметить, это то, что очень опасно увлекаться техническими "наворотами", когда речь идет об открытом мероприятии, в котором участвует много людей, от которых зависят важные решения, и которое само по себе является недешевым для компании. Чем более простые и понятные возможности используются, чем меньше вариантов использования - тем лучше. Неспроста бумажные карточки-стикеры так популярны, ведь бумажная карточка - это бумажная карточка. Как только карточка становится электронной, некоторые сразу вспоминают о клонировании, зеркалировании, множественном связывании, наследовании и т.д. Это в реальности только усложняет работу и может стать причиной отсутствия результатов. Чтобы мероприятие прошло эффективно, нужно в онлайне продублировать простые и понятные всем инструменты и с большой опаской и недоверием относится ко всему остальному.

Онлайн формат имеет больше недостатоков, чем преимуществ, среди них существенное время проведения и отсутствие хорошей групповой динамики, поскольку очень большая часть информации, присутствующая в живом общении, теряется даже при включенном видео. Тем не менее, онлайн формат имеет интересное преимущество - равный доступ для всех к опубликованным данным. Каждый участник может по своему желанию быстро подключиться к наработкам другой команды или списку задач, а команда может одновременно работать над своей областью, не загораживая друг другу физический доступ к рабочему пространству. Этот плюс, хоть и не полностью, но сглаживает отсутствие личного общения "лицом к лицу".

Здесь можно загрузить презентацию с некоторыми идеями, изложенными выше: Презентация 

Удачи, оставайтесь здоровыми, с уважением, Алексей Ионов