Бережливое Управление Портфелем (Lean Portfolio Management)

«Большинство дискуссий о стратегии заканчиваются тем, что руководители начинают спорить о разных намерениях и целях, потому что . . . никто не знает, что именно подразумевается под видением и стратегией, и не существует двух человек, которые бы сошлись во мнении о том, какие темы к чему именно относятся. Вот почему, когда вы просите топ-менеджеров описать и объяснить корпоративную стратегию, вы часто получаете противоречащие друг другу ответы. У нас просто нет хорошей бизнес-дисциплины, которая бы привела эти абстрактные термины к единому пониманию.»

Geoffrey Moore

Компетенция Бережливого Управления Портфелем (Lean Portfolio Management, LPM) связывает стратегию и её выполнение, применяя подходы бережливого и системного мышления к стратегии и инвестиционному финансированию, операционной деятельности Agile портфеля и управлению.

Это одна из семи основных компетенций Бережливого предприятия (Lean Enterprise), каждая из которых необходима для достижения бизнес-гибкости (Business Agility). Каждую ключевую компетенцию можно измерить, что позволяет предприятию оценить свою эффективность. Эти основные оценки компетенций, наряду с рекомендуемыми возможностями улучшения, доступны в разделе фреймворка «Измерение и Развитие» (Measure & Grow).

Бережливое управление портфелем определяет Портфель SAFe как набор потоков ценности, которые относятся к определенному домену бизнеса предприятия (под доменом может пониматься направление бизнеса, бизнес-единица или крупное подразделение). Каждый поток создания ценности доставляет одно или несколько решений, которые помогают предприятию реализовывать свою бизнес-стратегию. Эти потоки создания ценности разрабатывают продукты или решения для внешних клиентов или создают решения для внутренних операционных потоков создания ценности.

Для организаций малого и среднего размера обычно достаточно одного портфеля SAFe, который управляет всеми решениями компании. Крупным предприятиям часто требуется несколько портфелей, обычно для каждого направления бизнеса, бизнес-единицы или подразделения.

Почему Lean Portfolio Management?

Управление Портфелем является термином, пришедшим из проектного управления. В Управлении Портфелем подразумевалось, что в результате взвешенного отбора и надлежащего управления проектами и отдельными работами обеспечивается достижение стратегических целей организации.

Lean-Agile мышление показывает, что сама идея разделения разработческой деятельности на жестко зафиксированные проекты не позволяет создать бизнес-гибкость, равно как и существенное конкурентное преимущество.

В связи с этим, в Lean-Agile работа организуется вокруг потоков создания и эксплуатации элементов ценности, которые с точки зрения клиента, как правило, представляют собой наборы продуктов или сервисов.

При всей несостоятельности для современного эффективного рыночного бизнеса идеи ведения набора жестко зафиксированных проектов, практика Управления Портфелем остается актуальной, но применяется уже к группам продуктов или сервисов, создаваемых потоками ценности.

С учетом принципов Бережливости, которые являются неотъемлемой частью создания и управления потоками ценности, современную практику Портфельного Управления принято называть «Бережливое Управление Портфелем».

Портфель, построенный по принципам Бережливости, таким образом, состоит из Потоков ценности, создающих и эксплуатирующих элементы ценности, для универсального обозначения которых в SAFe используется термин «Решения».

Алексей Ионов, Executive Lean-Agile коуч, Ионов и Партнеры

Традиционные подходы к управлению портфелем не были разработаны для глобальной экономики или влияния цифровой революции. При этом факторы глобальной экономики и цифровой революции оказывают давление на предприятия. В результате организации функционируют в условиях более высокой степени неопределенности и необходимости ускорения доставки инновационных решений. Несмотря на эту новую реальность, многие унаследованные портфельные практики остаются, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Эволюция традиционного портфельного мышления в сторону Lean-Agile подхода

Подходы к управлению портфелем должны быть модернизированы для поддержки Lean-Agile методов. К счастью, многие предприятия уже прошли этот путь, и закономерности изменений очевидны, как показано на рисунке 1. Функция LPM принимает высокоуровневые решения и обеспечивает финансовую надежность для решений и потоков создания ценности в портфеле SAFe. Это позволяет разрешать сложности с определением, коммуникацией, согласованием стратегии и практической работы.

Люди, которые выполняют функцию Lean Portfolio Management, имеют различные звания и роли и часто распределены по всей иерархии организации. Однако, поскольку LPM играет важную роль в Бережливом предприятии, обычно эти обязанности выполняются руководителями, которые связаны с бизнес-деятельностью организации и которые понимают ее финансовый, технический и бизнес-контексты. Эти люди несут ответственность за бизнес-результаты всей организации. На рисунке 2 показаны три измерения (три части) компетенции Бережливое Управление Портфелем (Lean Portfolio Management) с кратким описанием каждой из них:

Рисунок 2. Три измерения бережливого управления портфелем

1. Стратегия и Инвестиционное Финансирование (Strategy & Investment Funding) обеспечивает согласованность функционирования портфеля со стратегией и управление финансированием портфеля для создания и эксплуатации решений, необходимых для достижения бизнес-целей.
2. Операционная Деятельность Agile Портфеля (Agile Portfolio Operations) координирует и поддерживает децентрализованное выполнение программ и способствует операционному совершенству.
3. Бережливое Управление (Lean Governance) – отвечает за надзор и принятие решений в отношении фактических расходов, аудит и обеспечение соответствия регуляторным требованиям, прогнозирование расходов, сбор и агрегацию метрик.

В следующих разделах эти измерения описываются более подробно.

Стратегия и Инвестиционное Финансирование

Стратегия и инвестиционное финансирование гарантируют, что весь портфель согласован и профинансирован для создания и эксплуатации решений, необходимых для достижения бизнес-целей. Только выделяя «правильного размера инвестиции» на создание «нужных продуктов», предприятие может достичь своих конечных бизнес-целей. Однако стратегия портфеля – это гораздо больше, чем расстановка приоритетов и правильность инвестирования. Портфель должен понимать свою роль в реализации стратегии предприятия. Поэтому участникам функции Бережливого Управления Портфелем (LPM) необходимо понимать текущее состояние портфеля и разрабатывать план движения к лучшему, отличающемуся от текущего (дифференцированному) будущему состоянию. Также необходимо постоянно корректировать видение и планировать развитие с учетом меняющегося бизнес-контекста.

Для взаимодействия в области стратегии и инвестиционного финансирования (рисунок 3) требуются представители топ-менеджмента, владельцы бизнеса, заинтересованные лица портфеля, технологи и архитекторы уровня предприятия. Каждая зона ответственности описывается далее в этой статье.

Рисунок 3. Роли, участвующие в управлении стратегией и инвестиционным финансированием и их обязанности.

Подключить Портфель к Стратегии Предприятия

Стратегия Портфеля должна поддерживать более масштабные бизнес-цели предприятия. Именно поэтому подключение портфеля к стратегии предприятия играет такую важную роль.

Кроме того, увязка портфеля со стратегией организации носит двунаправленный характер: портфель связан с бизнес-стратегией предприятия с помощью стратегических тем и бюджета, при этом он дает обратную связь предприятию через фактические результаты и метрики (контекст) портфеля.

Поддерживать Видение Портфеля

Видение Портфеля (Portfolio Vision)

Видение портфеля представляет собой описание будущего состояния потоков ценности и решений портфеля. Оно также описывает, как эти потоки ценности и решения будут взаимодействовать для достижения целей портфеля и более глобальной цели организации. Реализация видения портфеля определяется и доносится до всех заинтересованных лиц с помощью двух версий Канвы портфеля: для текущего и будущего состояний.

Стратегические темы, Видение портфеля, а также Канва портфеля текущего и будущего состояний направляют работу портфеля. Видение и стратегия постоянно корректируются. По мере получения новой информации о решениях, значений метрик, ключевых показателей, участники функции Бережливого Управления Портфелем регулярно проводят анализ Канвы портфеля (например, ежеквартально) и исследуют различные сценарии, по которым развитие портфеля может двигаться в сторону лучших будущих состояний в соответствии со Стратегическими темами.

Архитектура Предприятия (Enterprise Architecture)

Следование архитектурным принципам и практикам, которые способствуют развитию решения, обеспечивает движение к лучшему будущему состоянию. Этот факт делает архитектуру предприятия критически важным компонентом стратегии и инвестиционного финансирования.

Архитектура предприятия — это процесс преобразования бизнес-видения и стратегии в эффективные технологические планы. С этой целью Архитекторы Предприятия продвигают адаптивные методы дизайна и технического проектирования для осуществления крупных архитектурных инициатив (Эпики-Энейблеры) внутри портфеля.

Архитекторы Предприятия также облегчают повторное использование аппаратных и программных компонентов и проверенных шаблонов внутри портфеля. Архитекторы помогают улучшить результаты, содействуя развитию Архитектурного Русла и обеспечивая управление архитектурой. Они могут разрабатывать рекомендации по технологическим стекам, взаимодействию на уровне потока ценности, API, хостингу, методам проектирования и тестирования киберфизических систем.

Дорожная Карта Портфеля (Portfolio Roadmap)

Лучший способ управлять будущим состоянием портфеля — создавать это будущее состояние с помощью целенаправленной и гибкой дорожной карты. Поскольку разработка некоторых портфельных инициатив может занять годы, может потребоваться горизонт планирования, более длинный, чем тот, который отражен в Дорожной карте Инкремента Программы (обычно PI Roadmap включает от двух до четырех Инкрементов Программы в соответствии с рекомендациями фреймворка).

Дорожная карта портфеля интегрирует информацию дорожных карт более низкого уровня и показывает заинтересованным лицам предприятия и портфеля более комплексную и масштабную картину.

Рисунок 4. Дорожная карта портфеля демонстрирует долгосрочную картину

Поскольку дорожная карта портфеля может охватывать несколько лет, она требует оценки долгосрочных инициатив с использованием гибких методов. Даже если используются Agile методы оценки, лидеры организации должны с осторожностью относиться к таким прогнозам. Прогнозирование на дальнюю перспективу действительно является важной потребностью, однако Lean-Agile лидеры знают, что любое долгосрочное обязательство снижает гибкость организации.

Двигаться в соответствии с Видением Портфеля, используя Эпики

Некоторые изменения для достижения будущего состояния потребуют реализации крупных инициатив (Эпиков). Бизнес-Эпики напрямую доставляют бизнес-ценность, в то время как Эпики-Энейблеры используются для развития Архитектурного Русла, чтобы поддержать бизнес или технические потребности в будущем. LPM визуализирует и управляет потоком эпиков с помощью Канбан системы Портфеля (Portfolio Kanban). Поскольку в Эпиках как правило много неопределенного, лучшей практикой их разработки является Цикл Бережливого Стартапа SAFe (Lean Startup Cycle).

Lean Portfolio Management необходимо понимать затраты на Эпики, сохраняя при этом высокоуровневое представление о том, когда потенциальная новая ценность может быть доставлена (см. раздел этой статьи о дорожной карте портфеля). Общая стоимость Эпика состоит из 1) стоимости минимального жизнеспособного продукта (MVP), которая подтверждает или опровергает гипотезу эпика, и 2) прогнозируемой стоимости реализации, если гипотеза эпика доказана.

Создавать Бережливые Бюджеты и Направляющие

Бережливые Бюджеты и Направляющие представляют собой комплекс практик финансирования и управления, которые увеличивают пропускную способность разработки при сохранении финансового управления и обеспечения гарантий того, что созданные решения соответствуют своему предназначению. Это – новая модель финансирования, которая позволяет предприятию устранить или уменьшить потребность в традиционном проектном финансировании и учете затрат, при одновременном уменьшении разногласий, задержек и накладных расходов. Бережливые бюджеты обеспечивают финансирование потоков создания ценности в соответствии с бизнес-стратегией и текущими стратегическими темами. Направляющие поддерживают эти бюджеты, обеспечивая управление, а также политики и практики фактического расходования средств.

Обеспечить Поток в Портфеле

Бизнес-Эпики и Энейблер-Эпики уровня Портфеля используются для сбора, анализа и утверждения новых бизнес- и технологических инициатив. Эти инициативы, как правило, требуют взаимодействия между несколькими потоками создания ценности или инициируют создание совершенно новых потоков ценности и/или Релизных Поездов.

Поток Портфеля подразумевает процесс управления Эпиками портфеля на протяжении всего их жизненного цикла. Он также требует ограничение количества крупных и, как правило, сквозных инициатив, находящихся в процессе реализации. Это позволяет оставаться в рамках емкости портфеля. Бережливое Управление Портфелем использует Канбан систему Портфеля (Portfolio Kanban) для визуализации и ограничения незавершенной работы (WIP), уменьшения размера партий и контроля длины очереди долгосрочной разработки.

Для успешного создания потока необходимы знания об общей емкости. Эта информация позволяет определить доступный объём, в котором можно осуществлять работу по разработке новых элементов решений, а также объём текущего обслуживания и поддержки. Только при понимании этого баланса предприятие может объективно оценивать и инициировать инициативы на уровне портфеля.

Операционная деятельность Agile Портфеля (Agile Portfolio Operations)

Операционная деятельность Agile Портфеля координирует и поддерживает децентрализованное выполнение программ, обеспечивая совершенствование операционной деятельности.

Принципы SAFe и Lean-Agile мышление способствуют децентрализации реализации стратегии, предоставляя расширенные возможности Релизным Поездам (Agile Release Train, ART) и Поездам Решения (Solution Train). Одновременно с этим необходимо применять системное мышление. Такой подход обеспечивает согласованность действий ART и Поездов Решений и позволяет выполнять работы в более масштабном контексте всего предприятия.

Для выполнения обязанностей LPM в рамках операционной деятельности Agile портфеля (рисунок 5) необходимо активное участие со стороны Офиса Управления Agile Программами (APMO) и Центра Lean-Agile Мастерства (APMO / LACE), а также Сообщества Практиков (CoP) «RTE и Скрам Мастера». Каждая из этих обязанностей описана далее в статье.

Рисунок 5. Роли, участвующие в обеспечении операционной деятельности Agile портфеля и их обязанности.

Координировать Потоки Ценности

Хотя многие потоки создания ценности работают независимо, сотрудничество между разработчиками нескольких решений может создать новые возможности и преимущества на уровне портфеля, которые позволят выиграть в конкурентной борьбе. Координация потоков ценности определяет, как управлять зависимостями, чтобы использовать новые возможности, которые возникают исключительно из взаимосвязей между потоками создания ценности.

Обеспечивать поддержку Выполнения Программы

Многие предприятия обнаружили, что централизованное принятие решений и традиционное мышление могут подорвать переход к Lean-Agile практикам. В результате некоторые предприятия отказались от централизованного проектного управления (классического PMO), распределив абсолютно всю ответственность между Релизными Поездами и Поездами Решений. К сожалению, такая полностью децентрализованная модель принятия решений может препятствовать внедрению успешных моделей выполнения, обеспечению единства подходов к оценкам и отчетности, которые необходимо разработать и применить во всем портфеле.

Альтернативным подходом является редизайн традиционного офиса управления проектами (PMO) в Офис Управления Agile Программами (Agile Program Management Office, APMO). Это позволит использовать имеющиеся специализированные навыки, знания и продолжить эффективно взаимодействовать с менеджерами, руководителями и другими ключевыми заинтересованными лицами. Таким образом, удается сохранить многие компетенции членов традиционного PMO, которые переводят себя и портфель на новый способ работы.

Работая через APMO, функция Lean Portfolio Management может помочь развитию и применению успешных шаблонов выполнения программ по всему портфелю. APMO также устанавливает объективные метрики и отчетность для обеспечения гибкости бизнеса. Кроме того, APMO может спонсировать и поддерживать Сообщество Практиков (CoP) для RTE/STE и Скрам Мастеров. Эти Сообщества Практиков на основе ролей создают площадку для обмена опытом использования эффективных методов гибкого выполнения программ и другими знаниями этой компетенции.

Совершенствовать операционную деятельность

Совершенствование операционной деятельности Agile портфеля — постоянный процесс, который направлен на улучшение производительности, применение лучших практик и улучшение результатов. Все это позволяет повысить эффективность бизнеса. Функция Бережливое Управление Портфелем играет ведущую роль в операционном совершенстве, помогая организации достичь своих бизнес-целей. Центр Lean-Agile Мастерства (LACE) может быть отдельной группой или входить в APMO. LACE часто отвечает за постоянное улучшение операционной деятельности портфеля. Вне зависимости от структуры LACE становится движущей силой организационных изменений предприятия.

Являясь частью «достаточно влиятельной коалиции, проводящей изменения» (цитата из Джона Коттера, в его понимании без такой коалиции изменения в организации невозможны), APMO может брать на себя дополнительные полномочия. В этом случае расширенные обязанности APMO также включают в себя:

• Управление переходом к использованию объективных вех (вместо проектных вех) и Lean-Agile бюджетированию
• Внедрение и поддержка систем и возможностей управления отчетностью
• Содействуют повсеместному применению Agile контрактов
• Поддерживают более бережливые и более долгосрочные партнерские отношения с Поставщиками и Клиентами
• Предлагают ключевые показатели эффективности (KPI)
• Обеспечивают финансовое управление и надзор
• Поддерживают эффективную коммуникацию стратегии для успешного запуска и функционирования процесса управления инвестированием в потоки создания ценности

APMO также поддерживает менеджмент и управление персоналом (People Operations/HR) в Agile найме и развитии персонала.

Бережливое Управление (Lean Governance)

Бережливое Управление осуществляется в отношении расходов, проведения аудитов и обеспечения соответствия нормативным требованиям, прогнозирования расходов, сбора и агрегирования показателей и метрик («измерений»).

Для выполнения обязанностей Lean Portfolio Management в области бережливого управления (рисунок 7) необходимо активное участие Agile PMO/LACE, Владельцев Бизнеса и Архитекторов Предприятия. Их обязанности описаны в следующих разделах.

Рисунок 6. Роли, обеспечивающие Бережливое Управление и их обязанности.

Прогнозировать и бюджетировать динамически

В SAFe используется бережливый подход к бюджетированию. Бережливое бюджетирование — это легковесный, адаптивный, гибкий процесс. Такой подход исключает жесткие долгосрочные бюджетные циклы и финансовые обязательства, а также традиционный процесс планирования с прогнозируемым фиксированным объемом. Бережливое бюджетирование – это метод планирования и бюджетирования, который включает в себя понимание исторических расходов, планируемых будущих затрат на каждое Решение и прогнозируемые расходы на Эпики. Бюджеты корректируются в ритме каденции, как правило, каждые шесть месяцев или, когда этого требуют важные события, в рамках Стратегического обзора портфеля или Самобюджетирования (в других переводах «Инициативное Бюджетирование», в оригинальном варианте Participatory Budgeting или сокращенно PB, см. далее в этой статье).

Измерять работу Портфеля

Каждый портфель должен установить минимальные показатели, которые необходимы для того, чтобы:

• Стратегия реализовывалась
• Расходы не выходили за согласованные границы
• Результаты постоянно улучшались, без чрезмерно детального надзора за реализацией фич со стороны Релизных Поездов

Рисунок 7 демонстрирует краткий универсальный перечень бережливых метрик, которые можно использовать для оценки прогресса по всему портфелю.

Рисунок 7. Метрики бережливого портфеля

Координировать непрерывное обеспечение регуляторного соответствия

Бережливый аудит и обеспечение соответствия регуляторным требованиям обеспечивают непрерывное и точное соблюдение необходимых ограничений, сводя к минимуму накладные расходы и поддерживая постоянный поток создания ценности. Ограничения могут появляться на основе требований внутреннего или внешнего финансового аудита, а также отраслевой правовой или нормативной документации. Обязательства по соблюдению регуляторных требований, как правило, налагают в свою очередь значительные ограничения на разработку и эксплуатацию решений. Традиционные процедуры соответствия регуляторным требованиям обычно откладывают эту работу на финальный этап проекта. В результате перед предприятием возникает риск позднего обнаружения и последующей переработки и даже компрометации нормативного или юридического воздействия. Поэтому рекомендуется применять подход, который на постоянной основе координирует соблюдение соответствующих стандартов.

Мероприятия Lean Portfolio Management

Эффективная работа функции LPM зависит от трех важных мероприятий:

• Стратегический Обзор Портфеля (Strategic Portfolio Review)
• Синхронизация Портфеля (Portfolio Sync)
• Самобюджетирование (оно же Инициативное Бюджетирование, Participatory Budgeting, PB)

Как правило, эти мероприятия проводятся в ритме каденции, как показано на рисунке 8.

Рисунок 8. Пример каденции для трех мероприятий LPM

Стратегический Обзор Портфеля (Strategic Portfolio Review)

Мероприятие «Стратегический Обзор Портфеля» обеспечивает согласованность стратегии, реализации и бюджета на постоянной основе. Оно направлено на реализацию Видения Портфеля и его дальнейшее развитие. Для организации важно, чтобы потоки создания ценности успевали адаптироваться и реагировать на любые изменения рынка. Для этого Стратегический Обзор обычно проводится один в квартал, по крайней мере, за месяц до следующего PI Планирования.

Синхронизация Портфеля (Portfolio Sync)

Синхронизация Портфеля позволяет увидеть, насколько хорошо портфель продвигается к достижению своих целей. Это мероприятие больше направлено на операционную деятельность, чем Стратегический Обзор Портфеля. На Portfolio Sync обсуждаются такие темы, как: реализация эпиков, состояние ключевых показателей эффективности, устранение зависимостей и препятствий. Синхронизация портфеля обычно проводится ежемесячно и в каком-то месяце может быть заменена Стратегическим Обзором Портфеля.

Рисунок 9. Цель и тематика мероприятий LPM

Самобюджетирование (Инициативное Бюджетирование, Participatory Budgeting)

SAFe Participatory Budgeting (PB) – мероприятие LPM, на котором группа заинтересованных лиц решает, как инвестировать бюджет портфеля в конкретные Решения и Эпики. На основе результатов этого мероприятия вносятся финальные изменения в бюджеты потоков ценности. Эти бюджеты, как правило, корректируются два раза в год с использованием Самобюджетирования (PB). Если проводить корректировки реже, то расходы фиксируются на слишком длительный срок, что ограничивает гибкость. Из этого может возникнуть ощущение, что более частые изменения бюджета способствуют повышению гибкости. Однако на практике оказывается, что частые корректировки бюджета создают слишком большую неопределенность и неспособность взять на себя обязательства по какому-либо краткосрочному направлению деятельности.

Заключение

Успешное определение и реализация стратегии в мире растущей неопределенности является сложной задачей. Для достижения этой цели необходимо применять Lean-Agile методы управления портфелем и организовать портфель вокруг потоков создания ценности. Такой подход позволит построить непрерывный поток ценности для клиентов предприятия. Стратегия и инвестиционное финансирование гарантируют, что «правильная работа» выполняется в «нужное время».

В периоды турбулентности и неопределенности для портфеля важно оставаться гибким и иметь возможность вносить необходимые корректировки для достижения бизнес-целей. Для этого ему необходимо получать непрерывную и раннюю обратная связь по текущим инициативам и применять бережливый подход к финансированию.

Операционная деятельность Agile портфеля облегчает координацию между потоками создания ценности. Таким образом, Бережливое Управление Портфелем обеспечивает согласованность между стратегией и исполнением, а также способствует постоянному совершенствованию операционной деятельности.

Бережливое управление замыкает цикл, измеряя эффективность портфеля и поддерживая динамические корректировки бюджетов для максимизации ценности.

В совокупности эти компетенции работают вместе для достижения превосходных экономических результатов.

Статья подготовлена по материалам Scaled Agile, Inc. и не является официальным переводом статьи «Lean Portfolio Management».

Обучение Управлению Портфелем в Lean-Agile организации

Согласованность стратегии и исполнения имеет решающее значение для успеха любой организации и является ключевым аспектом Scaled Agile Framework®.

В портфолио тренингов SAFe представлен продвинутый курс Lean Portfolio Management. На тренинге участники изучают практические инструменты и техники, необходимые для внедрения института бережливого управления портфелем, разработки стратегии и инвестиционного финансирования, запуска операционной деятельности Agile портфеля и Agile бюджетирования.

Программа обучения помогает топ-менеджерам, лицам, принимающим бюджетные решения, а также другим ключевым заинтересованным лицам планировать динамически и оставаться достаточно гибкими, чтобы вносить корректировки в инициативы и бюджеты по мере изменения рынка.

После успешной сдачи экзамена участники получают международный сертификат Lean Portfolio Manager (LPM) от Scaled Agile, Inc.

Мы предлагаем проведение этого тренинга онлайн и офлайн в корпоративном и открытом форматах.  Перейти на подробную информацию о курсе.