Распределение ресурсов в портфелях SAFe

Неофициальный перевод статьи Eduardo Alvim, Principal Business Agility Consultant, SAFe Fellow и SPCT в Gladwell Academy

Предыстория

Несколько лет назад я сотрудничал с глобальной компанией-разработчиком программного обеспечения, которая на протяжении длительного времени пыталась справиться со спросом, превышающим её возможности. И эта ситуация привела к хронической перегруженности команд. Приоритеты задач расставлялись на основе интересов тех, кто «громче всех кричал» или занимал высокую позицию. Именно мнения этих двух групп людей прежде всего принимались во внимание при обсуждении того, что должно быть включено в дорожную карту и когда. Команды «разрывали» в разные стороны, при этом сами команды пытались сделать всё и сразу, выгорая в процессе.

В то время я думал, что распределение ресурсов (или аллокация ёмкости) — это в первую очередь работа с электронными таблицами. Просто составьте список из тех сотрудников, которые доступны на данный момент, подберите необходимых людей для проектов, и работа будет сделана. Но на самом деле это не так. Распределение ёмкости не связано с «заполнением пробелов» или «бронированием людей», как мы бронируем номера в отелях. Речь идёт о принятии стратегического и целенаправленного решения о том, куда организация направляет свою энергию и способности.

Изменения в этой компании произошли, когда она перешла на модель финансирования на основе ёмкости. Компания стала использовать Канбан систему портфеля, которая визуализировала поток работы. Это позволило лидерам портфеля обсуждать и договариваться о компромиссах на основе фактической ёмкости. Такой подход гарантировал инкрементальную доставку элементов ценности с самым высоким приоритетом.

В результате за несколько месяцев были получены следующие результаты:

• Время выполнения заказов сократилось на 32%.
• Выгорание сотрудников снизилось.
• Предсказуемость выполнения работ повысилась.
• Работа не просто выполнялась быстрее; она выполнялась целенаправленно.

Рисунок 1. Канбан система портфеля помогает находить компромиссы

Этот случай из практики был очень полезным для меня. Он научил меня тому, что правильное распределение ресурсов — это больше, чем просто инструмент планирования. Это лидерское поведение, которое связывает стратегию с её реализацией, со-направляет команды относительно того, что наиболее важно, и обеспечивает плавное движение ценности без перегрузки участников процесса.

Что такое распределение ресурсов (или аллокация ёмкости)?

Распределение ресурсов — это техника определения того, как организация распределяет доступный персонал и ресурсы по различным типам работ, приоритетам и временным горизонтам. Этот подход помогает ответить на важный вопрос:

Учитывая, что мы не можем сделать всё, как мы можем распределить имеющиеся у нас возможности на то, чтобы создавать продукты, которые нужны клиентам,  и выпускать их в правильное время?

Характеристики эффективного распределения ресурсов

Эффективное распределение ресурсов (аллокация ёмкости) не похоже на идеально оптимизированную таблицу или волшебную формулу, которая удовлетворит всех. Напротив, это «живая» практика, навык лидеров и система принятия решений, которая связывает стратегию с ее реализацией.

Распределение ресурсов обладает следующими характеристиками:

• Связано со стратегией и отражает текущие стратегические приоритеты организации. Если меняется стратегия, меняется и распределение ёмкости.
• Признаёт ограничения и принимает, что команды не могут делать всё. Ёмкость напрямую отражает, какой объём работы может быть выполнен надёжно и стабильно.
• Создает фокус и вместо того, чтобы распылять людей по многочисленным инициативам, эффективная аллокация сосредотачивает все усилия там, где это действительно важно.
• Регулярно пересматривается и обновляется по мере изменения приоритетов и финансирования, а не обновляется только один раз в год.
• Обеспечивает оптимальное соотношение различных типов работ и учитывает как разработку фич, ориентированных на клиентов, так и менее заметные, но все же важные работы, такие как разработка энейблеров, поддержание «технического здоровья», соответствие регуляторным требованиям и эксплуатация.
• Обеспечивает прозрачность между командами, заинтересованными лицами и лидерами организации. Такая прозрачность способствует укреплению доверия и уменьшает недопонимание того, почему одна работа относится к приоритетным задачам, а другая ожидает взятия в работу.

Процесс распределения ресурсов

Эффективное распределение ресурсов не происходит волшебным образом. Это требует структуры, дисциплины и определённых навыков, которые лидеры должны развивать со временем.

Ниже я привожу некоторые правила, которые, моему опыту, действительно помогают управлять распределением ресурсов:

• Начните с исторических данных о пропускной способности. Используйте фактические данные об объёме работ, которые обычно выполняют команды и Поезда (ART).
• Соберите необходимые мнения от правильных участников. Сотрудничество между лидерами портфеля, Офисом Управления Ценностью (VMO), Владельцами Бизнеса, Менеджментом Продукта и архитекторами гарантирует, что достигнуты договоренности по компромиссам.
• Проведите семинары по согласованию ёмкости. Эти сессии помогают со-направить ресурсы и возможности организации в соответствии с приоритетами и служат форумом для выявления ограничений и сохранения фокуса.
• Визуализируйте распределение ресурсов (аллокацию ёмкости). Чтобы повысить наглядность, используйте Канбан системы портфеля, информационные панели (дэшборды) или просто диаграммы, как показано на рисунке 2.
• Сделайте компромиссы явными. Каждое «да» для одной инициативы означает «нет» для другой. Когда ресурсы выделяются на какую-то инициативу, должно быть понятно, что не будет сделано.
• Регулярно пересматривайте и корректируйте. Аллокацию ёмкости следует пересматривать по крайней мере в течение каждого Интервала Планирования или чаще по мере необходимости.

Рисунок 2. Финансирование и распределение ресурсов отображаются в процентах по основным инициативам

Роль лидеров портфеля в распределении ресурсов

То, как лидеры портфеля подходят к распределению ресурсов, говорит о многом. Речь идёт не только об утверждении финансирования, просмотре слайдов или дорожной карты. Мы говорим о принятии сложных решений, которые помогают организации сохранять фокус внимания, со-направлять свои действия в соответствии со стратегией организации, а также достигать поставленных целей, не выгорая. Когда лидеры относятся к компромиссам как к части своей работы, а не как к чему-то, чего следует избегать, распределение ресурсов становится естественным навыком лидеров, а не просто задачей планирования. Это становится мышцей, которую лидеры организации непрерывно развивают с течением времени.

Во многих крупных организациях стремление избежать конфликтов приводит к размыванию распределения ресурсов. Лидеры не решаются сделать чёткий выбор, опасаясь, что отказ расстроит каких-то заинтересованных лиц или будет воспринят как несправедливый. В результате этого организация сталкивается с аллокацией ёмкости, при которой команды рассредоточены по слишком большому количеству инициатив. Это приводит к тому, что ни одна из инициатив не получает сфокусированного внимания, необходимого для своевременной и качественной доставки.

Эта попытка «угодить всем» приводит к незначительному продвижению в достижении целей, частому переключению контекста и уменьшению ответственности. То, что кажется справедливым на бумаге, на самом деле дорого обходится. Стратегически важные задачи «растворяются» под бременем многозадачности.

Чтобы избежать этих ловушек, лидерам портфеля рекомендуется:

• Установить политики распределения ресурсов и донести их до всех участников
• Регулярно проводить встречи по согласованию ёмкости
• Использовать данные для принятия решений
• Фасилитировать обсуждение компромиссов
• Продвигать идею прозрачности внутри всей организации
• Подчеркивать, что компромиссы и сохранение фокуса являются преимуществом, а не упущением или недостатком

Распределение ресурсов, их финансирование и приоритизация

Распределение ресурсов тесно связано с двумя другими важнейшими видами деятельности портфеля: финансированием и приоритизацией.

Рисунок 3. Финансирование потока создания ценности, расстановка приоритетов и аллокация ёмкости создают направляющие для принятия решений

Когда что-то одно меняется, все остальное необходимо скорректировать. По мере изменения приоритетов необходимо соответствующим образом корректировать в том числе и ёмкость. Если ёмкость в свою очередь меняется из-за реорганизации или кадровых перестановок, приоритеты также должны быть пересмотрены. Если финансирование увеличивается или уменьшается, и это влияет на производственные мощности или расстановку приоритетов, такие изменения должны учитывать необходимую корректировку аллокации.

Когда распределение ресурсов, финансирование и расстановка приоритетов не связаны друг с другом, то у организаций входит в привычку брать на себя чрезмерные обязательства, выдавать желаемое за действительное и, в конечном счете, разочаровываться. Когда распределение ресурсов, выделение финансирования и приоритизация со-направлены, то чёткость, фокус и устойчивая доставка становятся основой работы в портфеле.

Связь между финансированием и распределением ресурсов

Одним из самых устойчивых заблуждений в традиционных организациях является вера в то, что финансирование работы автоматически запускает саму работу. Lean-Agile организации уходят от финансирования проектов и переходят на финансирование потока создания ценности. Это позволяет командам сосредоточиться на долгосрочных конечных результатах (outcomes), а не на получении промежуточных результатов (deliverables). При этом работа начинается только при наличии свободной ёмкости у команд. При таком подходе после выделения средств на поток ценности возникает важный вопрос — как распределить эти возможности между различными типами работ и конкурирующими потребностями.

Ниже мы приводим некоторые практики, которые помогают объединить ключевые решения о финансировании и распределении ресурсов.

• Обсуждение бюджета и распределение ресурсов происходит одновременно. Финансирование не может быть утверждено без оценки того, имеем ли мы достаточно возможностей и ресурсов для достижения намеченных результатов.
• Направляющие управляют распределением ресурсов. Бережливые Бюджетные Направляющие в SAFe помогают лидерам найти оптимальное соотношение инвестирования между горизонтами, поддержкой технического здоровья, обеспечением соответствия регуляторным требованиям и разработкой инноваций.
• Канбан-системы портфеля обеспечивают прозрачность и наглядность. Они помогают проиллюстрировать, как финансируемые инициативы используют возможности и поддерживает ли текущее распределение ресурсов желаемое состояние потока ценности.
• Циклы обратной связи корректируют как финансирование, так и распределение ресурсов. Когда возникают проблемы с доставкой ценности, лидеры обсуждают такие вопросы, как: нужно ли перераспределить финансирование, пересмотреть приоритеты или сузить объём работ?

Ключевой сдвиг в мышлении заключается в переходе от вопроса «Можем ли мы себе это позволить?» к вопросу: «Есть ли у нас возможности (ёмкость, ресурсы) сделать это хорошо?»

Финансирование определяет намерение, в то время как распределение ресурсов управляет его реализацией.

Связь между расстановкой приоритетов и распределением ресурсов

Расстановка приоритетов заключается не только в том, чтобы определить, что является самым важным. Приоритизация также показывает, на что нужно в первую очередь выделить ресурсы. Каждый раз, когда мы расставляем приоритеты, мы также определяем, куда направить наши ограниченные возможности. Управление приоритетами без чёткого распределения ресурсов приводит к тому, что множество инициатив конкурируют за одних и тех же людей, время и внимание.

Определение последовательности выполнения работ — вот, где расстановка приоритетов становится реальной. На практике именно этот шаг заставляет подумать над ответом на вопрос: «Мы не можем делать все сразу, поэтому давайте решим, что будет первым». Возьмём в качестве примера крупное финансовое учреждение, в котором идёт трансформация. В этой организации лидеры портфеля пытались «жонглировать» тремя крупными инициативами:

• Редизайн мобильного банкинга
• Создание новой платформы соответствия регуляторным требованиям для глобальных рынков
• Разработка решения на основе искусственного интеллекта для поддержки клиентов

Все три инициативы были отмечены как «высший приоритет». Лидеры портфеля и продуктовые команды собрались на семинар для согласования ресурсов и возможностей. И именно там стало очевидно, что у команд и Поездов (ART) просто нет пропускной способности, чтобы выполнить все 3 инициативы сразу. Нужно было от чего-то отказываться. В результате участники семинара приняли решение, что лучше сосредоточиться на какой-то одной задаче и выполнить её, чем начинать работу над всеми инициативами и по итогу ничего не завершить.

Главный приоритет был отдан редизайну мобильного банкиинга. На эту инициативу были распределены все основные ресурсы. Далее следовала инициатива по соответствию нормативным требованиям, которую связали с внешними сроками. Третья инициатива «Разработка решения на основе искусственного интеллекта» была переопределена как проведение легковесного эксперимента для проверки предположений с использованием минимальных возможностей и ресурсов.

В результате такого подхода организация смогла быстрее доставить мобильное приложение пользователям, снизить риски из-за несоответствия нормативным требованиям, а также проверить гипотезы и получить новые знания для создания решения на основе ИИ без значительных инвестиций или сильной нагрузки на систему.

Учитывая рассмотренный пример, ниже мы приводим рекомендации, которые помогут обеспечить эффективное совместное использование приоритизации и распределения ресурсов.

• Решения о последовательности выполнения работ должны приниматься с учётом имеющихся возможностей.
• Часто зависимости определяют последовательность работы.
• Решения о компромиссах должны быть абсолютно прозрачными.
• Небольшие эксперименты могут быть использованы для сохранения скорости и поддержки инициативы, когда недоступны необходимые ресурсы.

Приоритизация определяет, что важнее всего, а распределение ресурсов уточняет, когда это будет сделано и кто за это отвечает.

Влияние распределения ресурсов на устойчивость портфеля

Когда VMO и лидеры портфеля постоянно используют распределение ресурсов для обеспечения чёткости и прозрачности в своей работе, портфель перестает быть перегруженным и реактивным, а становится целенаправленным (сфокусированным) и устойчивым. Внесение ясности уменьшает хаос, способствует доверию и позволяет воплотить стратегию в жизнь.

Лидеры отвечают за создание чёткости и прозрачности в распределении ресурсов и управляют этой ответственностью совместно с VMO. Кроме этого, все обсуждения об аллокации ёмкости «приземляются» на данные. При этом распределение ресурсов – это динамический процесс, который помогает направить дискуссии в русло того, что и как необходимо скорректировать.

Тем не менее, даже если распределение ресурсов эффективно для отдельно взятого Поезда (ART) или внутри всего портфеля, лидерам портфеля следует внимательно относиться к проблемам, которые могут возникнуть, и быть готовыми к их решению.

Ниже мы приводим вопросы, которые могут помочь «подготовиться» к потенциальным проблемам:

• Какие Поезда (ART) или команды в значительной степени затронуты текущими инициативами?
• Не перегружаем ли мы непреднамеренно одни потоки создания ценности, недоиспользуя другие?
• Получают ли критически важные энейблеры достаточно ресурсов для поддержания долгосрочной устойчивости?
• Есть ли какие-то скрытые зависимости или узкие места в доставке, которые мы упускаем из виду?
• Действительно ли при распределении ресурсов мы руководствуемся стратегическими приоритетами?
• Ясно ли мы определили компромиссы, или мы все еще «по-тихому» пытаемся сделать всё и сразу?

Заключение

Распределение ресурсов — один из самых мощных инструментов, которые у нас есть для связи стратегии с ее реализацией. Это заставляет нас «встретиться лицом к лицу» с нашими ограничениями, делать обдуманный выбор и направлять наши имеющиеся возможности и способности на то, что действительно важно.

Аллокация ёмкости тесно связана с решениями о финансировании и расстановке приоритетов. Эти три элемента (распределение ресурсов, финансирование и приоритизация) не существуют изолированно — они работают вместе. Когда они со-направлены, всё идет гладко. Когда это не так, часто возникает хаос.

Лидеры портфеля и VMO отвечают за преобразование распределения ресурсов из теории в практику и повседневную деятельность, которые отражаются в нашем мышлении, принятии решений и лидерстве. Это не просто деятельность на этапе планирования. Это принцип, которому нужно следовать ежедневно.

Статья подготовлена по материалам Scaled Agile, Inc. и не является официальным переводом статьи «Building the right things at the right time: capacity allocation at SAFe portfolios». Статья подготовлена по последней версией статьи на сайте вендора от 16.04.2025.