Блог
Чек-лист подготовки Релизного Поезда (ART) к PI Планированию

Чек-лист подготовки Релизного Поезда (ART) к PI Планированию

26 августа 2024

«Если вы не делаете PI Планирования, вы не работаете в SAFe®».

Дин Леффингвелл, создатель Scaled Agile Framework®

Запуск Релизного Поезда Agile является крайне важным событием и олицетворяет ключевую веху, после успешного прохождения которой компания может действительно говорить о том, что она начала использовать SAFe.

При этом не только первое, но и любое мероприятие «PI Планирование» является значимым событием, «сердцебиением» поезда. PI Planning требует качественной подготовки и 100% вовлечения всех участников и ключевых лиц, имеющих отношение к ART.

В этой статье мы собрали весь спектр вопросов, проработка которых позволит эффективно подготовиться к мероприятию и провести его.

Часть 1. Подготовка Релизного Поезда (ART)

1. Объем и контекст планирования

Понятен ли объем (продукт, система, технологическая область) для обсуждения внутри планирования? Определили ли мы операционный и разработческий Потоки Ценности и отношение к ним Релизного Поезда, для которого мы проводим Планирование Интервала?

Данные:

Результаты мероприятия по определению потоков ценности и поездов (Value Stream and ART Identification workshop, VSAIW)

2. Инженер Релизного Поезда / Release Train Engineer (RTE)

У нас определен Release Train Engineer (RTE)? Понимает ли он/она сферу своей ответственности в подготовке организации к проведению мероприятия «PI Планирование»?

Данные:

ФИО
Местоположение (город, страна)

3. Планирование временных рамок на 1-2 года: каденции Итераций и Интервалов Планирования

Определили ли мы даты проведения PI Планирования, частоту итераций и каденцию Интервалов Планирования?

Данные:

Календарь мероприятий как минимум уровня поезда на 1-2 года вперед

4. Agile Команды (Скрам Мастера / Коучи Команд, Владельцы Продукта)

Определен ли Скрам Мастер и Владелец Продукта для каждой команды?

Данные:

Название команды
Тип команды (по топологии)
Скрам Мастер / Коуч Команды
Владелец Продукта
Офлайн участники
Онлайн участники

Рекомендации:

Рекомендуемый размер одного Поезда: до 125 человек, до 12 команд (как правило, поезд состоит из 50-100 человек в 7-10 командах)
Во время очного мероприятия избегайте размещения команд по отдельным изолированным комнатам во время прорывов, так как это может снизить преимущества от проведения очного планирования
Ознакомьтесь со статьей Organizing Agile Teams and ARTs: Team Topologies at Scale https://www.scaledagileframework.com/organizing-agile-teams-and-arts-team-topologies-at-scale/

5. Состав команды / обязательства

Все ли члены команды являются выделенными для своей команды?

Данные:

Название команды
ФИО члена команды
Роль члена команды
Местоположение (город, страна)

6. Присутствие Agile команд

Все ли члены команды смогут присутствовать лично или удаленно на мероприятии «PI Планирование»?

Рекомендации:

Крайне деструктивным будет размещение части команды в онлайне, а другой части в офлайне, старайтесь избегать такой конфигурации.

7. Участие топ-менеджмента, Владельцев Бизнеса, Менеджмента Продукта

Знаем ли мы, кто будет представлять бизнес-контекст и видение продукта/решения на мероприятии «PI-Планирование»?

Данные:

Роль (Топ-менеджер) – ФИО, Местоположение
…
Роль (Владелец Бизнеса) – ФИО, Местоположение
…
Роль (Менеджмент Продукта) – ФИО, Местоположение
…
Роль (Архитектор Систем) – ФИО, Местоположение
…

8. Согласованность внутри Бизнеса

Достигнута ли договоренность о приоритетах между Владельцами Бизнеса и Менеджерами Продукта? Между другими представителями топ-менеджмента и/или заказчиками, имеющими существенную ценность для бизнеса?

9. Видение и Беклог Релизного Поезда

Есть ли четкое Видение того, что мы разрабатываем, по крайней мере, в течение нескольких следующих Интервалов Планирования (Planning Interval, PI)? Определили ли мы 10 или около того основных Фич, которые будут взяты в работу в рамках первого PI?

Данные:

Сформулированное общими словами Видение на интервал
Список Фич на текущий PI с указанными приоритетами (WSJF), сформулированных с Гипотезой Выгоды и Критериями Приёмки
Список Фич и идей Фич на 2 последующие PI после этого (Дорожная Карта Интервалов)
Список Историй (как минимум бОльшая их часть), сформулированных с Критериями Приёмки и предварительно оцененных командами в сторипоинтах

10. Команда Системы

Была ли определена и сформирована Команда Системы?

Данные:

ФИО, Местоположение
ФИО, Местоположение
ФИО, Местоположение
…

11. Общие Сервисы

Были ли идентифицированы общие службы (взаимодействие с пользователем (UX), архитектура и т. д.)?

Данные:

ФИО, Местоположение, содержание сервиса, доступность для поезда
ФИО, Местоположение, содержание сервиса, доступность для поезда
ФИО, Местоположение, содержание сервиса, доступность для поезда
…

12. Другие участники PI-Планирования

Знаем ли мы, какие другие ключевые заинтересованные лица (ИТ, инфраструктура и т. д.) должны присутствовать?

Данные:

Роль (UX) – ФИО, Местоположение
Роль (Операционная деятельность) – ФИО, Местоположение
…

13. Agile инструменты управления проектами

Знаем ли мы, как и где будут отслеживаться Итерации, Интервалы Планирования (PI), Фичи, Истории, статусы и т. д.? Как мы будем переносить результаты планирования в эти инструменты?

14. Инфраструктура разработки

Понимаем ли мы влияние на среды и/или планы для них (например, среды непрерывной интеграции и сборки)?

15. Практики обеспечения (и встраивания) качества

Существует ли стратегия модульного тестирования и автоматизации тестирования? Существуют ли какие-либо другие специфические/практические рекомендации встраивания качества?

Часть 2. Подготовка содержания Планирования Интервала

1. Объем и контекст планирования, организационная готовность

См. часть 1 «Подготовка Релизного Поезда (ART)»

2. Финальная программа

Готова ли у нас финальная программа мероприятия «PI Планирование» с указанием времени начала и окончания, программная сетка и докладчики и т. д.? Учитывайте разницу в часовых поясах, если мероприятие по планированию распределено по нескольким разным локациям.
Ответственный: RTE

3. Подготовка фасилитатора мероприятия

Определены ли у нас фасилитаторы PI-Планирования (в дополнение к RTE или в помощь/вместо RTE)? Понимают ли фасилитаторы контекст и механику проведения PI Планирования, знакомы ли они с рекомендациями SAFe для фасилитаторов? Если на первом мероприятии «PI Планирование» RTE не является SPC, он/она должен/на работать в паре с SPC, чтобы иметь возможность использовать инструментарий PI Планирования (PI Planning Toolkit). В обычных условиях все Скрам Мастера / Коучи команд поезда объявляются фасилитаторами и со-ведущими мероприятия и готовятся к совместному управлению планированием.
Ответственный: Фасилитатор / RTE

4. Вводный инструктаж для участников от ведущего/фасилитатора

Фасилитатор / RTE подготавливает презентацию расписания, организационных целей, особенности контекста ведения и требования к мероприятию.
Ответственный: Фасилитатор / RTE

5. Брифинг для руководителей

Определен ли топ-менеджмент, который будет участвовать в мероприятии? Топ-менеджмент готовит выступление о текущем бизнес-контексте.
Ответственный: Владелец Бизнеса, топ-менеджмент

6. Брифинг(и) по Видению продукта

Менеджмент Продукта готовит презентацию о Видении Продукта, а также раздаточные материалы/беклоги с вспомогательными деталями по продуктовому контексту (Фичи, приоритеты, отчеты по рынку, сценарии использования, персоны (personas), рекомендации по UX и т. д.).
Ответственный: Менеджеры Продукта и Владельцы Бизнеса

7. Беклог Релизного Поезда (ART)

Определены ли у нас топ 10 Фич на предстоящий Интервал Планирования? Важно подготовить и/или уточнить Видение, правильно понимать стратегические темы и обеспечить со-направленность с продуктовой стратегией. В рамках своего выступления Продуктовый Менеджмент обязан объяснить связь Стратегических Тем с Видением и выбранными Фичами.
Ответственный: Менеджеры Продукта и Владельцы Продукта

8. Брифинг по Архитектурному Руслу

Есть ли у нас понимание по требованиям архитектуры? Важно сообщить о любых новых архитектурных Эпиках и требованиях (нефункциональных) к качеству системы. В рамках своего выступления Архитекторы обязаны объяснить связь Стратегических Тем с архитектурным Видением и выбранными Фичами-Энейблерами.
Ответственный: CTO/Архитекторы, Руководители по безопасности и др.

9. Брифинг по практикам разработки

Есть у нас понимание по практикам разработки, которое нужно озвучивать в дополнение к Архитектурному Руслу? Это включает в себя информацию об изменениях в стандартных практиках, новых инструментах (инструменты управления Agile разработкой, автоматизация тестирования, непрерывная интеграция), ожиданиях по «Определениям Выполненности» (Definition of Done, DoD) и т.д.
Ответственный: Инженеры по разработке, Архитекторы, представители Команды Системы, релиз-менеджеры

10. Уведомление о мероприятии

После того, как программа проведения мероприятия доработана, необходимо отправить участникам уведомление о PI Планировании с указанием места проведения, информацию о доступе на мероприятие и т. д.
Ответственный: RTE

11. Расписание итераций и мероприятий поезда и команд внутри Интервала Планирования

На основе каденции (ритма) Итераций и Интервалов Планирования доработайте календарь мероприятий, которые как минимум должны включать в себя:

для команд: Планирование Итерации, Обзор Итерации, Ретроспектива Итерации.
для поезда: PI Планирование, Демонстрация Системы, Инспект-Адапт, Синхронизация Коучей и Синхронизация Владельцев Продукта.

Ответственный: RTE

Часть 3. Подготовка онлайн-пространств или офлайн-помещений для проведения. Технические вопросы.

3.1. Если мероприятие проходит в одном пространстве/локации.

1. Помещение (помещения)

Помещения, в которых будет проходить мероприятие, должны быть достаточно просторны и комфортно вмещать необходимое количество участников. При необходимости (в зависимости от количества участников) должны быть предусмотрены отдельные комнаты для работы отдельными группами.

2. Организация пространства в залах

Расстановка столов для проведения мероприятия. Должен быть один стол для каждой команды (от 5 от 11 человек). Также организуется один стол в передней части помещения (около сцены) для Владельцев Бизнеса и менеджмента. Места в конце зала (задние ряды) – для наблюдателей.

3. Технические средства и техническая поддержка

Ведущие мероприятия должны иметь контактную информацию специалистов технической поддержки и соглашение с ними об уровне обслуживания (SLA) для основных и вторичных технических средств, которые будут использоваться в течение планирования.

4. Доступность/безопасность помещений

Подтвердите протокол обеспечения безопасности для помещений или онлайн-пространств. По возможности установите процесс доступа к объекту до или после официального времени проведения мероприятия на случай, если команды останутся для продолжения планирования. Настоятельно рекомендуется иметь доступ в помещение или к онлайн пространству за день до финальной расстановки.

5. Организация питания

В зависимости от места проведения, времени и культуры.

6. Доступ к Интернету для участников

Если у участников будет доступ к Интернету, подготовьте рекомендации по подключению и использованию ноутбуков и планшетов. Обратите внимание, что в зависимости от потребностей в пропускной способности могут потребоваться WiFi повторители/усилители сигнала, либо какое-то еще оборудование.

7. Электропитание для участников

Если участникам требуется питание за столом, подготовьте удлинители и даже зарядные станции USB.

8. Проекционное оборудование

Проектор доступен и протестирован. Экран достаточно большой и расположен для удобного просмотра всеми посетителями. Рекомендуются резервные лампы для проектора или резервный проектор.

9. Аудио система

Если участников более 30–40 (а это практически всегда так!), требуется протестированная аудиосистема. Система также должна иметь вход для аудио со стороны ПК (используется для просмотра видео, в том числе обучающих).

10. Микрофоны

При использовании аудиосистемы требуется как минимум один петличный микрофон и один портативный, беспроводной микрофон. Для больших групп настоятельно рекомендуется использовать два беспроводных микрофона. Не забудьте запасные батарейки или сменные микрофоны!

11. Флипчарты

Два флипчарта для ведущего. Если у команд нет возможности использовать стены и приклеить на них хотя бы три листа флипчарта в ширину и два листа флипчарта в высоту, им понадобятся сами флипчарты или какие-то другие поверхности. Идеальной является конфигурация, когда в доступности команды будут стены для размещения как минимум 6-7 вертикальных листов флипчарта для Интервала Планирования продолжительностью в 10 недель. Проверьте, что при разметке листов, приклеенных на стены, маркер не проступает и не оставляет следов на стене под листами флипчарта!

3.2. Если мероприятие проходит в разных локациях.

Ниже приведен список вопросов, которые необходимо не забыть и дополнительно проверить, если на мероприятии есть участники, находящиеся в разных локациях.
Дополнительные рекомендации для проведения распределенного планирования на основе опыта нашей компании можно посмотреть в этой статье: https://ionovpartners.ru/blog/online-events-with-distributed-teams/

1. Подключение к Интернету

Если мероприятие является распределенным, настоятельно рекомендуется использовать выделенное высокоскоростное подключение к Интернету для всех участников и для видеосвязи внутри команд. Беспроводная точка доступа понадобится командам, использующим ПК и планшеты для проведения видеосвязи с удаленными членами команды.

2. Организация дистанционной связи

Подготовьте несколько вариантов связи для полного вовлечения удаленных участников (телефон, Skype, FaceTime, Webex и т. д.).

3. Видео канал

Подготовьте надежный, тщательно протестированный видеоканал между локациями. Видеоканал должен обеспечивать одновременную двустороннюю передачу видео между двумя локациями. Каждый канал должен быть доступен как минимум за час до начала каждого дня проведения мероприятия для тестирования и устранения неполадок.

4. Аудио канал

Подготовьте надежный, тщательно протестированный аудиоканал между локациями. Как и в случае с видео, аудио должно быть доступно за час до начала каждого дня проведения мероприятия для тестирования и устранения неполадок.

5. Аппаратное обеспечение для видеоконференций с удаленными локациями

Для обеспечения видеосвязи между локациями часто требуется отдельный компьютер, видеокамера, проектор и экран, чтобы каждая локация могла быть видна другой стороне. На некоторых объектах может быть установлено специальное оборудование для видеоконференций.

6. Дополнительные микрофоны

Для общения участникам могут понадобиться дополнительные беспроводные микрофоны. Помните о протоколе вежливости для распределенных мероприятий: участники не должны говорить, если у них нет в данный момент микрофона!

7. Канал для проведения коммуникации (слайды, схемы и др.)

Всем должно быть одинаково доступно онлайн средство демонстрации контента (Zoom, Webex или другой инструмент), используемое для совместного доступа к приложениям или экранам между локациями. (Не путать с видеоканалом для видеоконференций.)

8. Аварийный аудиоканал

Надежное телефонное соединение или что-то ещё (желательно не через Интернет), чтобы обеспечить связь в случае, если больше ничего не будет работать. Важно: у вас должны быть корректные телефоны нужных людей, которые помогут поддержать работоспособность и доступность устройств.

9. Протокол подключения к мероприятию

Комплекс договоренностей между техническими специалистами с обеих сторон, позволяющий обеспечить своевременную готовность всего оборудования и выдать коммуникацию/решение в случае сбоя.

10. Выделенные ИТ специалисты

На каждой площадке есть выделенные ИТ-специалисты, которые полностью понимают, владеют и управляют техническими процессами проведения мероприятия, чтобы фасилитаторы и команды могли полностью сосредоточиться только на целях PI Планирования. ИТ-специалисты должны быть доступны за час до начала каждого дня мероприятия для тестирования и устранения неполадок.

4. Канцелярские принадлежности

1. Для каждой команды

Как минимум 6 (12, если бумага тонкая и маркеры проступают насквозь) листов флипчарта на каждую команду, 2 листа флипчарта для ведущего, 4-8 листов для Доски Планирования Поезда
Стикеры: 3″ x 5″, голубые
Стикеры: 3″ x 5″, красные или розовые
Стикеры: 3″ x 5″, оранжевые
Стикеры: 3″ x 5″, зелёные
Стикеры: 3″ x 5″, жёлтые
Стикеры: 3″ x 5″, фиолетовые
Карты «Покер Оценки»
Маркеры с тонким грифелем – от 5 на каждый стол
Наборы маркеров разных цветов — Один набор на каждый стол плюс один набор для фасилитатора
Таблички для названия команды – одна на стол
Беджи с именем — Один на человека

2. Для всего Поезда

Доска Планирования Поезда — Может быть создана с помощью флипчарта, распечатана и т.д. (потребуется от 4-8 листов или более для создания Доски Планирования Поезда)
Катушка красной пряжи – Для обозначения зависимостей на Доске Планирования Поезда
Ножницы – несколько (одни могут быстро потеряться)
Малярный скотч – несколько рулонов для приклеивания Доски Планирования Поезда и др. Проверьте заранее, что именно этот малярный скотч будет хорошо держаться на том покрытие, которое присутствует на стенах в помещении!