Онлайн мероприятия SAFe® с распределенными командами
Онлайн мероприятия с распределенными участниками – это наша новая норма в связи с повсеместной изоляцией из-за COVID-19.
В апреле 2020 года для одного из своих заказчиков «Ионов и Партнеры» помогла организовать и провести первые полностью распределенные мероприятия Inspect & Adapt и PI Planning. В каждом из событий участвовало одновременно около 70 человек. Один из руководителей назвал мероприятие «очень крутым», а все участники были приятно удивлены высокой эффективностью коммуникации и результатами.
Алексей Ионов ниже делится своими рекомендациями для тех, кто планирует проводить подобные мероприятия полностью онлайн.
1. Коммуникационные каналы
Проведение онлайн мероприятия с распределенными командами требует тщательной подготовки и слаженно работающей команды организаторов. Важно пройтись по сценарию мероприятия, проработать и проверить технические средства. Для каждого «основного» технического средства всегда нужно иметь как минимум один запасной вариант, который вы будете использовать при отказе основного.
Каналы коммуникации (обязательно 2 варианта)
- Видео + аудио связь, включение камеры обязательно как минимум в командах и когда у тебя включен микрофон
- Zoom, Skype, Teams…? Что является основным, что резервным каналом?
- Необходимое количество виртуальных комнат. Какие комнаты стоит рассмотреть:
- Виртуальное пространство для всех участников мероприятия
- Виртуальное пространство для каждой команды, включая System Team (обратите внимание, что в мероприятии Inspect & Adapt состав команд может меняться или формироваться случайным образом)
- Пространство организаторов и фасилитаторов
- Виртуальное пространство для Scrum Мастеров и Release Train Engineer/RTE (Производственная команда)
- Виртуальное пространство для Продуктовой команды (Владельцы Продукта и Менеджеры Продукта)
- Виртуальное пространство для Владельцев Бизнеса и заинтересованных лиц, ключевых гостей
Очевидно, что вся команда организаторов должна быть технически подкована. Совершенно недопустима ситуация, когда кто-то из фасилитаторов учится использовать технические инструменты во время самого мероприятия.
Ping средство (Быстрое средство связи)
Важно понимать, что при офлайн мероприятии все находятся «на виду» и можно достаточно легко кого-то найти, окинув взглядом комнату или сделав быстрый проход по помещению. В онлайне с этим сложнее, поскольку комнаты, в которых общаются участники, никак не связаны и переключение между ними занимает время. Но самое главное — вы не знаете, в каком именно виртуальном помещении находится нужный человек.
Для решения этого вопроса у команды организаторов должны быть гарантированные способы нахождения «потерявшегося» участника:
- Мобильные телефоны всех участников мероприятия (и обязательства всех участников на них отвечать)
- Средство определения по участнику и по комнате. Например, в какой комнате этот участник находится в конкретный момент, с одной стороны, и кто находится в какой-то конкретной комнате (к каждой группе/команде принадлежит человек)
Для обеспечения эффективного взаимодействия необходимы рабочие договоренности между участниками, с помощью которых можно относительно быстро найти человека. Например, можно использовать специализированный чат в наиболее удобном для всех мессенджере.
2. Средства визуализации (основное и резервное)
Команда организаторов заранее готовит виртуальные пространства и шаблоны, необходимые по сценарию мероприятия.
Что нужно минимально визуализировать в PI Planning?
- Программа мероприятия
- Виртуальная (само) рассадка участников
- Ролевые инструкции для участников
- Продуктовое и техническое видение, дорожные карты (PowerPoint, средства автоматизации Agile процессов)
- Беклог Программы (приоритизированный список Фич)
- Доска Программы с взаимосвязями
- ROAMing рисков
- Плановые Итерации каждой из команд (Фичи по желанию, Истории, риски уровня команды, заметки)
- Цели на Инкремент Программы
- Риски уровня Программы каждой из команд
Что визуализировать в Inspect & Adapt?
- Программа мероприятия
- Список проблем
- Инструменты голосования
- Диаграмма Исикавы
- Голосования и совместное (пере)формулирование текста
- Инструменты для мозгового штурма
- Визуализация элементов беклога Программы
Важно не допустить необходимости обучения работы с техническими средствами на самом мероприятии. Каждый участник должен уже иметь навык работы в средствах визуализации до мероприятия и не «бояться» использовать их своими руками.
Желательно заранее дать какую-то задачу, провести игру, сессию, чтобы каждый смог заранее попробовать инструменты и задать все вопросы относительно базовых функций. Чем «дальше» член команды находится от ИТ, тем больше времени нужно потратить, чтобы у него/неё не возникло технических вопросов.
3. Дополнительная фасилитация и поддержка
При проведении онлайн мероприятия вам потребуется больше ведущих, чем при живом мероприятии. В идеале у каждой виртуальной комнаты должен быть свой технический ведущий и свой фасилитатор, и эти роли не должны совмещаться в одном человеке!
- Закрепление сопровождающего координатора за каждой комнатой в дополнение к ведущим RTE и Scrum Мастера
- Все участники «ходят» между комнатами
- Устанавливается порядок возврата в какую-либо комнату «по требованию» и «по повестке/сценарию»
Желательно выделить физического сотрудника на роль «детектива-следопыта» (иногда даже команду детективов-следопытов), которому можно будет поручать находить людей внутри мероприятия или организации, чтобы эта работа не отрывала фасилитаторов или основных участников от мероприятия.
4. Изменение программы мероприятия
Онлайн формат влечет за собой изменения и адаптацию сценария проведения мероприятия.
- Обсуждение в онлайне требует примерно в 1,5 раза и более времени, чем лично
- Сильно зависит от готовности всех участников «быть все время онлайн» в течение мероприятий
- В онлайн формате нужно делать перерывы как минимум 3-4 раза в день в дополнение к обеденному перерыву
ВАЖНО: Фиксация в электронном виде решений команд и на уровне всего мероприятия может стать проблемой, поскольку это требует больше времени и «ставит всех на паузу», если фиксацией занимается только один человек: участники должны обладать компетенцией работы с онлайн-инструментом уметь «распараллеливать» свою работу!
5. Заключение
Последнее, что хочется отметить, это то, что очень опасно увлекаться техническими «наворотами», когда речь идет об онлайн мероприятии, в котором участвует много людей, от которых зависят важные решения, и которое само по себе является недешевым для компании.
Чем более простые и понятные возможности используются, чем меньше вариантов использования — тем лучше. Неспроста бумажные карточки-стикеры так популярны, ведь бумажная карточка — это только бумажная карточка. Как только карточка становится электронной, некоторые сразу вспоминают о клонировании, зеркалировании, множественном связывании, наследовании и т.д. Это в реальности только усложняет работу и может стать причиной отсутствия результатов.
Чтобы мероприятие прошло эффективно, нужно в онлайне продублировать простые и понятные всем инструменты и с большой опаской и недоверием относится ко всему остальному.
Онлайн формат имеет свои преимущества и недостатки по сравнению с офлайн мероприятием. Среди недостатков — бОльшее время проведения и отсутствие хорошей групповой динамики, поскольку существенная часть информации, присутствующая в живом общении, теряется даже при включенном видео. Также можно указать риск «самопроизвольного отключения» отдельных участников или целых команд от мероприятия, для предотвращения чего требуются дополнительные существенные усилия фасилитаторов.
Тем не менее, онлайн формат имеет интересное преимущество — равный доступ для всех к опубликованным данным. Каждый участник может по своему желанию быстро подключиться к наработкам другой команды или списку задач. Команда может одновременно работать над своей областью, не загораживая друг другу физический доступ к рабочему пространству. Этот плюс, хоть и не полностью, но сглаживает отсутствие физического общения «лицом к лицу».