Самодизайн. Как организовать команды в Поезд с помощью мастерской «Формирование команд»?

Автор статьи: Marshall Guillory, Chief Transformation Officer (CTO), Co-Founder, Agile Rising
Данная статья не является официальной частью фреймворка. При этом статья, по нашему мнению, заслуживает внимания, поскольку базируется на опыте практикующих экспертов.

«Базовое» применение SAFe в организации подразумевает, что Релизные Поезда (Agile Release Train, ART) формируются вокруг разработческих потоков создания ценности. Такой подход гарантирует, что Поезда могут самостоятельно определять, создавать, тестировать и выпускать Решения. Чтобы оптимизировать доставку ценности, команды внутри поезда должны быть эффективно организованы. Если организовать команды неправильно, то преимущества кросс-функционального ART будут потеряны, поскольку их участники будут тратить много усилий на управление зависимостями и в результате этого возникнут сложности с доставкой ценности.

Мастерская «Формирование Команд» (The Team Formation Workshop) — это мероприятие, которое помогает сформировать ART с помощью кросс-функциональных, объединенных вокруг доставки единой ценности Agile-команд. Проведение мастерской позволяет лидерам, заинтересованным лицам и членам команд обсудить различные варианты дизайна команд и выбрать наиболее подходящую конфигурацию, в результате которой ART сможет эффективно доставлять ценность.

До мастерской по формированию команд обычно проводится мастерская «Идентификация Потоков Ценности и Поездов» (Value Stream & ART Identification Workshop, VSAIW), а после нее — тренинг для команд «SAFe for Teams», как показано на рисунке 1.

Таким образом, каждый предшествующий шаг создает результаты (гипотезы), которые выступают в качестве входных данных для следующего шага. В совокупности эти действия ведут организацию от определения разработческих потоков ценности и ART до формирования команд внутри этих ART и создания основ для высокоэффективных Agile-команд.

Рисунок 1. Мастерская по формированию команды в контексте SAFe

Далее в статье мы поговорим о том, что необходимо сделать для эффективной подготовки и проведения мастерской «Формирование Команд».

Подготовка к мастерской

Для результативного проведения мастерской по формированию команд требуется тщательная подготовка. За организацию мастерской обычно отвечает команда LACE (Центр Lean-Agile Мастерства). Ведет мероприятие представитель LACE или RTE (в идеале RTE формируемого поезда). Подготовка к мастерской состоит из двух основных этапов: сбор информации и привлечение нужных участников. Каждый из них описан ниже.

Обеспечьте участие нужных людей

Мастерская по формированию команд обычно проводится с более широким кругом участников, чем только члены команд будущего Поезда. В зависимости от масштаба и сложности разрабатываемого будущим поездом Решения в мероприятии обычно участвуют от 5 до 12 потенциальных команд поезда, но за счет дополнительных участников общая численность может превышать 125. Среди дополнительных участников можно выделить следующие роли:

• Ключевые клиенты и заинтересованные лица от бизнеса, которые могут предоставить информацию о проблемах и возможных решениях;
• Владельцы Бизнеса, которые отвечают с точки зрения бизнеса и технологий за управление, соблюдение нормативных требований и окупаемость инвестиций в решение;
• Лидеры ART – Менеджеры Продукта, Архитекторы Систем и Инженер Релизного Поезда (Release Train Engineer, RTE), а также Владельцы Продукта, Скрам Мастера / Коучи Команд от всех команд (кто уже утвержден или является потенциальным кандидатом для выполнения этих ролей);
• Специалисты, выявленные на мастерской «Определение Потока Ценности и ART», которые станут частью разработческого потока ценности, включая Команды Общих Сервисов поддержки разработки (Shared Services) и Команду Системы, представителей маркетинга, юридического отдела, отдела закупок и других;
• Представители других разработческих потоков ценности или областей бизнеса, которые являются заинтересованными лицами или будут зависеть от нового ART.

Проведение мастерской по формированию команд обычно занимает от половины дня до целого дня. В зависимости от сложности и масштаба мероприятие может проходить даже дольше, когда необходимо дополнительное время для качественного прохождения всех шагов: знакомство с вводными, анализ, рассмотрение вариантов дизайна и собственно формирование команд.

Сбор и создание вводных для мастерской

Участники мастерской должны понимать бизнес-контекст, проблему, которую они решают, решение, которое они разрабатывают, для кого это решение предназначено и каких бизнес-результатов они ожидают достичь. Описывается множество входных данных. Однако не все из них являются обязательными – в зависимости от организационного контекста они могут варьироваться. Например, потребуется меньше вводных данных, если на мастерской планируется реорганизация существующих команд, работающих над зрелыми продуктами. На рисунке 2 представлена сводная таблица потенциальных вводных данных для мастерской, которые мы более подробно рассмотрим далее в этой статье.

Рисунок 2: Потенциальные вводные данные для мастерской по формированию команды

Проблема, которую необходимо решить

Эта группа вводных данных включает в себя: Стратегические Темы, TOWS/SWOT-анализ, бизнес-цели и задачи, ключевые результаты (OKR).

Чтобы правильно организоваться в поезд, участники мероприятия должны понимать более широкий бизнес-контекст, проблемы, которые будут решать команды внутри ART, и будущее состояние, которого они планируют достичь. После этого дизайн команд должен быть оптимизирован для достижения желаемых бизнес-результатов. В качестве примеров подобных бизнес-результатов можно привести следующие:

• воспользоваться возможностью на рынке,
• устранить бизнес-риски,
• оптимизировать текущие процессы для сокращения времени выхода решения на рынок.

Информация для понимания решаемой проблемы может быть получена из многих источников. Зрелые SAFe организации могут использовать канву портфеля и анализ TOWS/SWOT, если он доступен. Другие организации, которые только планируют перейти на SAFe, или организации, не имеющие выше указанных артефактов, могут описать существующую или обновленную операционную модель бизнеса и то, как она поможет создать ценность для клиентов.

Контекст решения (решений) и путь клиента

Эта группа вводных данных включает в себя: заполненные канва разработческого потока ценности и канва поезда, описания персон (personas), карты эмпатии, карты путешествий клиентов, карты потока создания ценности.

Участники мастерской должны понимать решения, которые они будут создавать, чтобы сформировать команды, которые наиболее эффективно смогут доставлять ценность. Некоторые решения могут поддерживать операционную деятельность, в то время как другие являются продуктами, которые предприятие продает внешним клиентам. Канва Разработческого Потока Ценности (Development Value Stream, DVS), созданная во время мастерской по идентификации потоков ценности и ART, описывает решения, контекст решения, сегменты клиентов и ключевые показатели эффективности (KPI), а также другую ключевую информацию, которую предоставляет данный DVS. Помимо этого, Канва Поезда (ART Canvas) содержит конкретные сведения о ART, рассматриваемом для этой конкретной мастерской: за какое решение этот поезд отвечает, его миссия, показатели успеха, а также технические активы, на которые он будет оказывать влияние.

Также полезно познакомить команды с их клиентами с помощью персон (personas) и карт эмпатии. Карты пути клиентов описывают опыт взаимодействия клиента с предприятием и его решениями. Эти входные данные помогают лучше понять содержание работы и то, для кого она предназначена. Наличие этой информации помогает направить формирование команд таким образом, чтобы они могли наиболее эффективно доставлять ценность.

Дальнейшая работа, необходимая для создания архитектуры решения и дорожной карты

Эта группа вводных данных включает в себя: Архитектурное Русло, дорожная карта решения/продукта, нефункциональные требования (НФТ/NFR)

Чтобы разработать конфигурацию команд и потока ценности в целом, сформировать и, в итоге, самостоятельно выбрать свою команду, члены команд должны понимать техническую архитектуру решения и предполагаемые работы, необходимые для его создания:

• Архитектурное Русло описывает компоненты будущего состояния решения, инфраструктуру и подход к реализации Конвейера Непрерывной Доставки (Continuous Delivery Pipeline, CDP);
• Дорожную карту решения, в которой отображены предстоящие Эпики и важные Фичи (Бизнес-Фичи и Фичи-Энейблеры);
• Нефункциональные требования (НФТ/NFR), которые определяют ограничения для разработки или доставки решения.

Эти знания помогают командам устранять нехватку навыков или узкие места, связанные с конкретными технологиями, чтобы оптимизировать дизайн команды. Команды могут применять знания возможной топологии команд к дизайну своей команды и формированию ART.

Организуйтесь для обеспечения потока

Эта группа вводных данных включает в себя: Топология Команд и ART, шаги Конвейера Непрерывной Доставки, карты потоков создания ценности.

Команды необходимо организовывать вокруг ценности, чтобы они могли эффективно создавать какое-то определенное решение и его компоненты, инфраструктуру и поддерживать Конвейер Непрерывной Доставки (CDP). Члены команд должны обладать базовыми знаниями о топологии команд и в общем виде понимать процесс доставки, который часто иллюстрируется шагами CDP и результатами упражнения с мероприятия «Картирование Потоков Ценности» (Value Stream Mapping, VSM).

По возможности организация должна завершить составление карты потока создания ценности для текущего состояния («как есть») и желаемого «будущего состояния» потока ценности до проведения мастерской по формированию команд. Связано это с тем, что результаты мероприятия «Картирование Потоков Ценности» могут быть использованы на мастерской по формированию команд.

Проведение мастерской

Мастерская по формированию команд состоит из двух частей: вступительная часть и серия «спринтов-сессий» по формированию команд (см. рис. 3). Во вступительной части лидеры организации объясняют цель создания ART и его вклад в деятельность предприятия в контексте предложенной гипотезы дизайна команд. Затем лидеры ART представляют решение, на основе которого будет построен ART, а также его видение, архитектуру и предполагаемую дорожную карту. Вторая часть представляет собой серию ограниченных по времени «прорывов» (которые иногда называют сессиями, спринтами, итеративными шагами) по разработке дизайна, формированию команд и самостоятельному выбору «своей» участниками. Каждый раздел описан ниже.

Рисунок 3. Программа мастерской по формированию команд.

Вступительная часть: Формирование команд и контекст Поезда (ART)

Видение перемен

Люди, участвующие в формировании или реорганизации Поезда, захотят понять, почему они реорганизуются. Причины обычно связаны с тем, что для выживания на рынке компании срочно необходимо меняться, или с тем, что лидеры организации хотят превентивно усилить позиции компании на рынке. Однако могут быть и другие причины: поиск возможностей для бизнеса, устранение бизнес-рисков или оптимизация разработки или операционной деятельности. Лидеры организации презентуют причины новой инициативы. Они описывают бизнес-контекст изменений и то, как эта новая инициатива поддерживает цели и стратегию организации. Поделитесь результатами любого TOWS/SWOT анализа и обновленной Канвой Портфеля, демонстрирующей этот новый разработческий поток ценности в более широком бизнес-контексте.

Видение и Дорожная Карта Решения

После того, как у команд появилось понимание контекста, Менеджмент Продукта презентует Видение решения или нескольких решений, которые будет разрабатывать ART. Презентация Видения должна включать в себя ответы на следующие вопросы:

• За какой тип работ над продуктом будут отвечать команды?
• Каковы цели и миссия формирования команд?
• Кто их клиенты?
• На чем будет сосредоточен технический и бизнес-фокус?
• Что интересного мы создаем? Чем можно будет гордиться, когда мы это сделаем?

Вводные данные, о которых говорилось ранее, дают членам ART представление о предполагаемой работе и определяют их организационную структуру. Канва Разработческого Потока Ценности и Канва ART описывают минимально необходимую информацию внутри и снаружи поезда (контекст). Персоны (personas) и карты пути клиента создают портрет клиента и то, как он будет использовать решение. Фичи беклога и дорожная карта описывают предполагаемую работу по созданию решения с течением времени. Напоминаем, что не всегда нужны абсолютно все входные данные.

Архитектурное Видение

Архитекторы Систем представляют техническое видение решения, чтобы проинформировать команды о компонентах, которые будут повторно использоваться, модифицироваться или создаваться, а также о технологиях, применяемых для их разработки. Видение также сообщает командам, какую инфраструктуру они будут создавать для поддержки решения.

Видения Команд

По имеющемуся опыту проведения большого количества мастерских идентификации потоков ценности, я часто наблюдаю сложности с первоначальным выбором стратегии формирования команд, вне зависимости от того, используется ли предложенный вариант мастерской, или происходит «закрытое» первоначальное формирование команд. Связано это с тем, что классический вариант проведения VSAIW подразумевает привязку технологических систем напрямую к шагам операционного потока ценности. Если вам недостаточно такой взаимосвязи для начала формирования команд, имеет смысл визуализировать не только ИТ-системы, внутри которых будет вестись разработка, но и дополнительно бизнес-сущности, которые являются объектами для бизнес-разработки. Это позволит связать бизнес- разработку и ИТ-разработку, а также бизнес-разработчиков с технологическими разработчиками через объекты, с которыми они работают. Далее, имея это понимание будет проще назначить владельцев продукта для каждой потенциальный команды либо инициировать процесс по выдвижению добровольцев, которые хотели бы занять позицию владельца продукта в соответствующих командах в рамках предлагаемой мастерской.

Алексей Ионов, Executive Lean-Agile коуч, Ионов и Партнеры

Доброволец или проявивший инициативу существующий Владелец Продукта (иногда заранее выбранный Владельцами Бизнеса) от каждой команды кратко описывает роль и обязанности своей команды в достижении целей решения. Владелец Продукта лидирует определение дизайна команды и ее предполагаемое взаимодействие с другими командами, отдельными специалистами (подключение к сети коммуникаций). Он/она продвигает цель создания своей команды, модели взаимодействия и топологию команды внутри более масштабной схемы всего Поезда, организованного для обеспечения потока вокруг ценности. Вполне возможно, что в результате взаимодействия на мастерской могут возникнуть совершенно новые дизайны команд и варианты их формирования внутри поезда.

Программа и Расписание Спринтов (Сессий)

Фасилитатор (SAFe SPC или RTE) озвучивает программу «прорывов» (итеративных шагов, сессий, спринтов) для определенного ART. Формат мастерской позволяет проводить несколько подобных сессий. Команды будут «формироваться» посредством сотрудничества, взаимодействия и выработки общего понимания цели ART и выбранных вариантов дизайна команд.

Прорывы (спринты, сессии)

Процесс и цели прорыва

Фасилитатор объясняет, как будет проходить процесс формирования команд и самостоятельного выбора состава команд. Во второй части мастерской участники принимают участие в серии прорывов или спринтов, чтобы разработать дизайн команд и сформировать Agile команды. Лидеры и фасилитатор поощряют участников организоваться (путем самостоятельного выбора) вокруг выбранных вариантов моделей дизайна команд. Команды при этом обсуждают и сотрудничают между собой, чтобы определить режимы взаимодействия для своей команды и наиболее подходящий дизайн для поддержки целей всей системы. Члены команды могут приглашать других присоединиться к своей команде.

Формирование команд

Важно дать командам время и предоставить пространство для того, чтобы они смогли договориться (разработать) правильную конфигурацию и найти правильное решение для выявленных проблем. В процессе такой работы важно применять подходы Дизайн-Мышления. Оставьте время и пространство для дивергенции и конвергенции. В первых нескольких прорывах люди будут знакомиться с информацией, и им потребуется время для изучения деталей. Предусмотрите достаточные перерывы между прорывами, чтобы команды могли поразмышлять над последней версией дизайна своей команды и определить, как они могут улучшиться. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не закончите.

Владелец Продукта должен начать документировать видение команды на доске команды во время прорывов. Доска Команды — это инструмент визуализации, используемый для организации, отображения и управления информацией о дизайне команды, гипотезе о том, что какая-либо выбранная структура является удачной, а также связанных с ней характеристиках и действиях команд. Обычно доска отражает информацию о членах команды, целях и задачах команды, обязанностях команды и другую информацию. Доска команды служит центральным узлом, позволяющим команде оставаться организованной, согласованной и сосредоточенной на общих целях на протяжении всей мастерской и после нее.

Для формирования команды необходимо записать её членов, зафиксировав на доске команды до мастерской или во время её проведения их ключевые знания, навыки, способности и опыт. Хорошие техники фасилитации включают в себя ознакомление каждого участника со списком элементов и подготовку информации, которые они должны принести на мероприятие. Шаблон или «комплект для проведения мероприятия», предоставленный участникам за несколько дней до мастерской, способствует успешному проведению мероприятия. Каждый член команды «находит свое место» через приглашение или делает самостоятельный выбор.

Шаг 1 модели Такмана [3], Формирование, является основной задачей прорывов в рамках мастерской. По мере того, как дизайн и состав команд начинают «выкристаллизовываться» в процессе выполнения нескольких шагов мастерской, команды приступают к формулированию своей цели и составлению устава (манифеста) команды, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4: Пример шаблона Устава (манифеста) Agile Команды

Кроме того, команда должна проанализировать и обсудить, как её конфигурация влияет на появление новых или устранение зависимостей между командами, поездами, а также в масштабе доставки решения и всего портфеля.

Что делать, если мне не нравится команда, в которой я нахожусь?

Пожалуйста, сообщите об этом! Практически всегда есть возможность обсудить ситуацию и договориться о переходе. Если вы считаете, что команда, в которой вы сейчас находитесь, вам не подходит, обратитесь за помощью к своей команде или пойдите и поговорите с другой командой. Изложите свою позицию. Помните, что мы пытаемся оптимизировать целое, а фокусируемся на частном. Также можно обратиться за помощью к ведущему, выделенному коучу, менеджеру или лидеру изменений.

Как мне найти команду, которой я идеально подойду?

Хотя мы все стремимся найти идеального кандидата, реальность такова, что каждая организация и команда может совершенствоваться до бесконечности. Мы рекомендуем начать свой путь с поиска правильного баланса навыков и опыта в команде, чтобы обеспечить соответствие видения и миссии поезда со стратегией дизайна команд, которая представлена на мастерской. Абсолютно нормальной является ситуация, когда человеку требуется помощь в поиске подходящей команды. В таком случае ведущие мероприятия могут рекомендовать ему к какой команде присоединиться. Это открытый форум для идей, и оптимизация очень желательна. Делитесь своим мнением тактично и уважительно!

Обзор (рассмотрение) дизайна команд и проведение голосования уверенности

После каждого прорыва каждая команда будет анализировать и демонстрировать гипотезу, состав и цель выбранного дизайна своей команды, основанную на исходных данных мастерской. Если команда считает, что у нее есть жизнеспособное решение для формирования команды, она должна обратиться ко всему поезду (ART), RTE, Менеджменту Продукта, Владельцам Бизнеса и другим заинтересованным лицам, с вопросом — примет ли организация такой дизайн? RTE или SPC обычно фасилитируют проведение голосования уверенности на уровне отдельных команд.

После того, как все люди будут организованы в команды, отвечающие критериям приёмки, RTE или SPC фасилитируют проведение голосования уверенности в отношении всего сформированного поезда и выбранной гипотезы оптимизации доставки ценности. Общее голосование уверенности на уровне всего поезда означает принятие следующих решений:

• Заинтересованные лица считают, что предлагаемый дизайн позволяет командам и всему ART приступить к выполнению задач и достичь поставленных целей.
• Заинтересованные лица/лидеры/владельцы бизнеса принимают гипотезы о дизайне и составу команд.
• Общая гипотеза по дизайну поезда имеет Определение Выполненности (DoD) и соответствует ему. Другими словами, необходимо заранее определить, как выглядит успех укомплектованной, интегрированной системы (сети) команды команд.
• Выбранная гипотеза дизайна и состава команд позволит обеспечить лучший, быстрый, более эффективный и более продуктивный поток.
• Все участники, которые были выбраны для участия в поезде или нескольких поездах (в сети), самостоятельно выбрали свою команду или были приглашены в команду и приняли предложение.
• Отдельные члены команд и команды целиком согласны и довольны новым дизайном.
• В случае успешного голосования считается, что конфигурация поезда одобрена всеми участниками и может быть принята.

Заключение

Организации по-разному подходят к вопросу разработки стратегии дизайна команд. Чаще всего менеджеры встречаются, определяют, какие люди должны быть в какой команде, и распределяют сотрудников по командам внутри ART.

Мастерская по формированию команд предлагает другой подход, который использует знания тех, кого затронули эти изменения. Этот подход дает членам команды ключевые данные, связанные с предстоящей работой, а затем дает им возможность решить, как организовать работу для достижения желаемых результатов. Это позволяет использовать знания всех вовлеченных сторон, обеспечивает поддержку со стороны членов команды и задает отличный старт в последующем процессе сплачивания новых команд. Результатом мастерской является совместно сформированная команда команд, готовая изучать SAFe и запускать ART с помощью курса SAFe для команд!